Η αλλαγή των συνηθειών μας είναι μια δύσκολη απόφαση και δη στον εργασιακό τομέα, που τα πράγματα είναι συνήθως πιο αυστηρά. Είτε θέλεις να εξοικονομήσεις χρόνο, είτε να κάνεις καλύτερη ποιοτικά τη δουλειά εστιάζοντας σε αυτό που έχει σημασία, παρακάτω θα βρεις οκτώ διαφορετικές συμβουλές, οι οποίες είναι εύκολο να εφαρμοστούν και θα σε φέρουν ένα βήμα πιο κοντά στο να εξελίξεις την επαγγελματική σου ζωή.
1. Κάνε τακτικά διαλείμματα με τη μέθοδο Pomodoro
Είσαι ο τύπος του εργαζομένου που κάθεται στο γραφείο του για ώρες χωρίς να συνειδητοποιεί πόσο χρόνο καταναλώνει μπροστά από τον υπολογιστή του; Εναλλακτικά, ίσως είσαι ο τύπος που αποσπάται η προσοχή του κάθε λίγα λεπτά;
Σε κάθε περίπτωση, η μέθοδος Pomodoro μπορεί να είναι χρήσιμη. Αυτή η προσέγγιση διαχείρισης χρόνου απαιτεί να διαιρέσεις την ημέρα εργασίας σου σε μικρότερα, πιο εύχρηστα μέρη (που ονομάζονται pomodoros) και να χρησιμοποιήσεις ένα χρονόμετρο για να τα είσαι ακριβής στον χρόνο. Θα δουλέψεις για 25 λεπτά και μετά θα κάνεις ένα διάλειμμα πέντε λεπτών. Αφού ολοκληρώσεις τέσσερα pomodoros, ανταμείβεις τον εαυτό σου με ένα μεγαλύτερο διάλειμμα περίπου 20 λεπτών.
Τι θα σου προσφέρει; Ενισχύει το ενδιαφέρον και την προσοχή σου, επειδή φυσικά θα θέλεις να κάνεις όσο το δυνατόν περισσότερη δουλειά σε αυτό το κομμάτι των 25 λεπτών. Επιπλέον, διασφαλίζεις ότι κάθε μέρα θα ξεκουράζεις τον εγκέφαλό σου, αφού θα του δίνεις λίγα λεπτά διαλείμματος αρκετά φορές!
2. Εξοικονόμησε χρόνο με το email batching
Για τις περισσότερες από εμάς, το email είναι το βασικό όπλο στη δουλειά μας. Είμαι ένας από αυτούς τους ανθρώπους που κρατά την καρτέλα των εισερχομένων του ανοιχτή, όλη την ώρα και δεν μπορεί να αντισταθεί στην παρόρμηση να ανοίγει αμέσως τα μηνύματα που του έρχονται.
Πού είναι το πρόβλημα; Ξέρω ότι αυτή η κίνηση σαμποτάρει κυρίως την προσοχή και την παραγωγικότητά μου. Περνάω αρκετό χρόνο από την εργασία μου για να διαβάσω ένα email που πιθανότατα δεν είναι τόσο επείγον ή σημαντικό.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τόσοι πολλοί εργαζόμενοι ορκίζονται στο email batching, όπου επιτρέπεις στον εαυτό σου να διαβάζει και να απαντάει σε emails μόνο δύο ή τρεις φορές την ημέρα σε καθορισμένα διαστήματα. Αυτό το κόλπο θα μειώσει την επιθυμία σου να παρακολουθείς συνεχώς τα εισερχόμενά σου και να παραμελείς συνεχώς τη δουλειά σου.
3. Διαχειρίσου την ενέργειά σου με to-do λίστες
Η ενέργειά σου πιθανότατα δεν παραμένει σταθερή καθ ‘όλη τη διάρκεια της ημέρας. Το να είσαι παραγωγικός δεν βοηθάει τόσο στη διαχείριση του χρόνου σου – αλλά και στη διαχείριση της ενέργειάς σου. Η λύση μπορεί να δωθεί με μια λίστα υποχρεώσεων.
Αφού δημιουργήσεις τη λίστα με τις ημερήσιες υποχρεώσεις σου, χρησιμοποίησε ένα απλό σύστημα κωδικοποίησης για να υποδείξεις ποιες εργασίες εμπίπτουν στο ενεργειακό σου φάσμα, τοποθετώντας ένα διαφορετικό σύμβολο δίπλα από κάθε υποχρέωση. Για παράδειγμα, χρησιμοποίησε ένα σταυρό για να υποδείξεις τις απαιτητικές εργασιακές υποχρεώσεις και βέλη για πράγματα που είναι μέσα στη ρουτίνα σου.
4. Μην αισθάνεσαι εκνευρισμένη όταν βάζεις σε σίγαση τις ειδοποιήσεις σου
Θα ήταν ωραίο να μειώσουμε όλους τους αντιπερισπασμούς στον εργασιακό μας χώρο, για να διαφυλάξουμε την παραγωγικότητά μας. Οι πιο γνωστοί αντιπερισπασμοί είναι οι ψηφιακές ειδοποιήσεις.
Η συμβουλή για τη σίγαση των ειδοποιήσεών στο κινητό σου, όταν θέλεις πραγματικά να ολοκληρώσεις μια δουλειά, δεν είναι ακριβώς καινούργια, αλλά στοιχηματίzω ότι ακόμα δεν το έχεις εφαρμόσει.
Δοκίμασέ το! Απενεργοποίησε όλες τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σου. Κλείσε την καρτέλα με τα email σου. Ρύθμισε τον εαυτό σου σε «flight mode» και δώσε τον απαραίτητο χρόνο στα projects που έχεις να βγάλεις εις πέρας.
5. Μην σπαταλάς τον χρόνο σου σε δουλειές που έχεις κάνει ήδη
Κάθε εργασία περιλαμβάνει μερικές επαναλαμβανόμενες μικρο – εργασίες, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να ξεκινάς από το μηδέν κάθε φορά. Κάποια ειδικά templates μπορούν να σε βοηθήσουν να διασφαλίσεις τo deadline ενός project, εξοικονομώντας επίσης χρόνο.
Στέλνεις συχνά ίδια emails σε πελάτες; Αποθήκευσέ τα, ώστε να μπορείς γρήγορα να αλλάξεις – αν πρέπει – το περιεχόμενο του email και είσαι έτοιμη. Με παρόμοιο τρόπο, είναι επίσης χρήσιμο να δημιουργήσεις ένα cheat sheet για τον εαυτό σου. Είτε πρόκειται για οδηγίες που αναζητάς πάντα μέσω emails είτε για κωδικούς που δεν θυμάσαι ποτέ, γράψε όλες αυτές τις λεπτομέρειες σε ένα έγγραφο, που θα το τοποθετήσεις στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σου, ώστε να μπορείς να το βρεις γρήγορα όταν το χρειάζεσαι.
6. Βάζε μικρούς στόχους για να κατακτήσεις τον μεγαλύτερό σου στόχο
Είναι δύσκολο να πετύχουμε τους μεγάλους στόχους. Ο δρόμος φαίνεται τόσο μακρύς, γεγονός που καθιστά δύσκολο να διατηρείς τον εαυτό σου συγκεντρωμένο.
Γι’αυτό σε συμβουλεύουμε να «σπάσεις» τους μεγαλύτερους στόχους σε μικρότερους. Η διαδικασία επίτευξης των στόχων θα γίνει πιο άνετη. Επιπλέον, θα σου δώσει περισσότερες ευκαιρίες να έχεις συχνές νίκες.
7. Ανακάλυψε ποια δουλειά έχει προτεραιότητα με ένα πίνακα
Σου έχει συμβεί ποτέ να πρέπει να κάνεις τόσες πολλές δουλειές με αποτέλεσμα να μην ξέρεις από πού να αρχίσεις; Όλοι έχουμε βρεθεί σε αυτή τη θέση και είναι εύκολο να βοηθηθείς από τις to-do lists που ανέφερα παραπάνω. Αλλά υπάρχει και μια ακόμη λύση…
Η δημιουργία ενός απλού πίνακα μπορεί να σε βοηθήσει να καταλάβεις πού πρέπει να εστιάσεις πρώτα. Είναι εύκολο: σχεδίασε ένα τετράγωνο και, στη συνέχεια, διαίρεσέ το σε τέσσερα ίσα μέρη. Στο πάνω μέρος της δεξιάς πλευράς γράψε, «επείγον» και «όχι επείγον», και στο πάνω μέρος της αριστεράς πλευράς γράψε, «σημαντικό» και «όχι σημαντικό».
Στη συνέχεια, ξεκίνησε να γράφεις τις δουλειές που έχεις, τοποθετώντας τα στα κατάλληλα τετράγωνα. Αυτός ο πίνακας θα διευκολύνει την κατηγοριοποίηση των εργασιών σου και στη συνέχεια την αντιμετώπισή τους ανάλογα:
α. Επείγον και σημαντικό: Πρέπει να είναι γραμμένα στη λίστα υποχρεώσεων!
β. Επείγουσα και μη σημαντική: Ανάθεσέ τα αν μπορείς σε κάποιον άλλον. Αν δεν μπορείς, ασχολήσου με αυτά στη συνέχεια.
γ. Δεν είναι επείγον και σημαντικό: Σημείωσέ τα στο ημερολόγιό σου για να τα κάνεις στο εγγύς μέλλον.
δ. Δεν είναι επείγον και δεν είναι σημαντικό: Αυτά μπορεί πιθανώς να φύγουν εντελώς από τη λίστα σου προς το παρόν.
8. Αφιέρωσε χρόνο στον εαυτό σου
Όλοι έχουμε ακούσει για τη σημασία της αυτο-φροντίδας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι εύκολο να βρεις χρόνο για την πραγματοποιήσεις. Είναι κάτι για το οποίο πρέπει να είσαι πραγματικά οργανωτική. Οπότε βαλτην στο εβδομαδιαίο σου πρόγραμμα με όποιο κόστος!
Είτε πρόκειται για μαθήματα hot yoga, περπάτημα, zoom party, ή χαλάρωση στον καναπέ σου για να δεις την αγαπημένη σου ταινία στο Netflix, θα νιώσεις πολύ καλύτερα και θα παρατηρήσεις κατευθείαν διαφορά στην ψυχολογία σου.
Όσον αφορά την επαγγελματική σου ζωή, είναι εύκολο να «κολλήσεις» σε κακές συνήθειες. Όμως, αν έχεις ορκιστεί ότι αυτή την χρονιά θα αλλάξεις, αυτές οι συμβουλές μπορούν να σε βοηθήσουν.