Πόσες φορές κάθεσαι μπροστά στον υπολογιστή σου έχοντας αγκαλιά την ατζέντα σου και κάνοντας σκέψεις πως ήρθε η ώρα να οργανωθείς και να βάλεις σε τάξη τις υποχρεώσεις σου; Και πριν καλά – καλά το καταλάβεις, αρχίζεις να γράφεις μια τεράστια λίστα εργασιών για την ημέρα, την εβδομάδα, τον μήνα… “Να απαντήσω σε αυτά τα email, να δω την πρόοδο του συγκεκριμένου project, να ολοκληρώσω το reviewing και να καταστρώσω τα σχέδια για το νέο έργο, να μιλήσω στο τηλέφωνο με τη νέα σημαντική μου επαφή…”
Κάπως έτσι μπορεί να τελειώσει το χαρτί πριν να το καταλάβεις, αλλά ξέρεις ότι έχεις να κάνεις πολλά περισσότερα ακόμη. Και αντί να κάθεσαι να εξετάζεις και να κοιτάς για ώρες αυτή τη λίστα, ξεκίνα να είσαι παραγωγική, κάνοντας τα σωστά βήματα που θα σε κρατήσουν οργανωμένη και που θα νιώσεις ότι σε βγάζουν πραγματικά από αυτό το αδιέξοδο.
Όλες έχουμε περάσει από αυτό το στάδιο… Να βρισκόμαστε μπροστά σε μια ατελείωτη to-do λίστα και να μην είναι καθόλου διασκεδαστικό το σκηνικό – ειδικά όταν πρέπει να πετύχεις τους στόχους σου και να μην ξέρεις από πού να ξεκινήσεις. Μην σε πιάνει όμως πανικός.. Παρακάτω θα βρεις έξι inspo tips που θα σε βοηθήσεις να βάλεις προτεραιότητα στις ατελείωτες υποχρεώσεις σου ακόμη κι όταν ο φόρτος εργασίας σου είναι τεράστιος.
1. Γράψε μόνο όσα χρειάζονται να γίνουν
Aυτό το σημείο είναι οδυνηρά προφανές. Αλλά αν είσαι κι εσύ σαν εμένα, σημειώνεις στην ατζέντα σου ο,τιδήποτε σκέφτεσαι… Από ένα νέο βιβλίο, μέχρι ένα μακροπρόθεσμο project που θες να ξεκινήσεις. Πριν καλά καλά να το καταλάβεις, η λίστα σου αν και θα έπρεπε να σε κρατήσει επικεντρωμένη στο τι θες να κάνεις σήμερα, καταλήγει να έχει σημειώσεις για όλο τον χρόνο, με αποτέλεσμα να σε κάνει να αγχώνεσαι.
Δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα στο να καταγράψεις όλα όσα χρειάζονται να μεταφερθούν από το μυαλό σου, στο χαρτί, αλλά αφού το κάνεις θυμήσου να δημιουργήσεις μια νέα, ξεχωριστή λίστα για το επόμενο 24ωρο και μόνο. Με αυτό τον τρόπο θα αισθανθείς σίγουρα πιο ανάλαφρη και τα πράγματα θα είναι πιο ξεκάθαρα στο μυαλό σου.
2. Ξεχώρισε την διαφορά μεταξύ επείγοντος και σημαντικού
Και τώρα συγκεντρώσου: Αν και δεν μπορείς πάντα να το νιώσεις, υπάρχει μεγάλη διαφορά μεταξύ επείγοντος και σημαντικού. Έτσι όταν βρεθείς αντιμέτωπη με μια μεγάλη συσώρρευση καθηκόντων, επικεντρώσου αποκλειστικά στα επείγοντα, ακόμη κι αν αυτό προϋποθέτει πως θ’ αφήσεις κάποια σημαντικά για την επόμενη ημέρα.
Οπλισμένη με την πρώτη λίστα (βήμα 1) μπορείς να διαχωρίσεις τι έχει πρωτέυουσα σημασία και ν΄αναρωτηθείς τι πραγματικά πρέπει να κάνεις μέχρι το πρωί. Ό,τι απ’ όλα όσα έχεις γράψει δεν έχει πιεστική προθεσμία, καλό θα είναι το διαγράψεις από την λίστα με τις σημερινές υποχρεώσεις.
3. “Ένωσε” με κάποιο τρόπο τα παρόμοια καθήκοντα
Project hopping: είμαστε όλες ένοχες. Μπορεί ν’ απαντήσεις σε ένα email, να δώσεις μια συνέχεια στο project που τρέχεις αυτή την περίοδο, να ξαναπαντήσεις σε ένα email και να επιστρέψεις στο project… Ναι, εργάζεσαι πολύ σκληρά, αλλά εργάζεσαι έξυπνα; Οι πολλές εναλλαγές στην εργασία σου, δεν σ’ αφήσουν να συγκεντρωθείς και να ολοκληρώσεις όσα έχουν προτεραιότητα στη λίστα σου.
Κι εδώ έρχεται και μπαίνει στο παιχνίδι η έννοια της παρτίδας. Πολλοί ειδικοί υποστηρίζουν πως όταν ομαδοποιείς παρόμοιες εργασίες σε παρτίδες, αυξάνεται σημαντικά η παραγωγικότητά σου. Έτσι ξεκίνα ν’ απαντάς σ’ εκείνα τ’ ατελείωτα email και στη συνέχεια ασχολήσου με το μεγαλύτερο project σου. Θα παρατηρήσεις αύξηση, τόσο στην παραγωγικότητα όσο και στην συγκέντρωση.
4. Χρησιμοποίησε τη μέθοδο Pomodoro
Έχεις ακούσει ποτέ γι’ αυτή την τεχνική; Θα σε βοηθήσει πολύ, ιδιαίτερα αν αποσπάται εύκολα η προσοχή σου. Bασικά, χωρίζει τη δουλειά σου σε τμήματα. Εργάζεσαι για 25 λεπτά και μετά κάνεις ένα 5λεπτο διάλειμμα. Και αυτός ο πλήρης κύκλος ονομάζεται τεχνική Pomodoro. Έτσι έχεις ένα κίνητρο για να βγάλεις όσο το δυνατόν περισσότερη δουλειά μπορείς μέσα σε 25 λεπτά και να δώσεις βάση στον χρόνο που έχεις.
5. Εκτίμησε τον χρόνο που έχεις
Συνήθως ξεκινάμε την ημέρα μας στην εργασία, με τις καλύτερες προθέσεις. Και ναι, το να είσαι φιλόδοξη με την to-do λίστα σου, ακούγεται αρκετά καλή ιδέα… τουλάχιστον στη θεωρία. Όταν τελειώνει όμως η ημέρα, συνήθως απογοητεύεσαι. Γι’ αυτόν ακριβώς τον λόγο, καλό θα είναι να μάθεις να εκτιμάς σωστά τον χρόνο που έχεις για να τελειώσεις τα καθήκοντά σου. Δίπλα σε κάθε εργασία, σημείωσε πόσο χρόνο πιστευεις ότι θα χρειαστείς για να την ολοκληρώσεις. Στη συνέχεια κάνε απλά μαθηματικά, πρόσθεσε όλες τις ώρες plus μία ώρα για τυχόν απρόοπτα που θα σε βγάλουν από τον χρόνο που έχεις υπολογίσει. Αν το άθροισμα σου φαίνεται… γελοίο, τότε να δώσεις προτεραιότητα σε κάποιες εργασίες σου και να ορίσεις μια άλλη μέρα για τα υπόλοιπα.
Αυτή η άσκηση σε βοηθά να είσαι ρεαλίστρια με αυτό που θες να ολοκληρώσεις. Επίσης δύσκολα θα χάσεις κάποια σημαντική προθεσμία, αν μάθεις να υπολογίζεις σωστά τον χρόνο σου.
6. Απλά ξεκίνα
Οι παραπάνω συμβουλές, μπορούν αναμφισβήτητα να σε βοηθήσουν, όταν προσπαθείς να αντιμετωπίσεις ένα μεγάλο φόρτο εργασίας. Αλλά μερικές φορές, το καλύτερο που έχει να κάνεις είναι να πάρεις μια βαθιά ανάσα και απλά να ξεκινήσεις. Και καλό είναι, να μη σπαταλήσεις πολύ χρόνο για το πώς θα μοιράσεις τις υποχρεώσεις της λίστας σου. Η δική σου κρίση είναι η εγκυρότερη, για το πώς θα διαχειριστείς τις ευθύνες σου. Άλλωστε κανείς δεν ξέρει καλύτερα από εσένα για το πώς δουλεύεις και ποιες είναι οι υποχρεώσεις σου.